Come stabilire confini chiari e mantenere rapporti professionali sereni
Spoiler: dire sempre sì non è la strada per farsi amare
Ti è mai capitato di ricevere un messaggio da una cliente alle 22:37 con scritto: “Scusa il disturbo, ma volevo chiederti…” E tu, che stavi cercando di finalmente guardarti un episodio di quella serie che tutti ti spoilano su Instagram, ti ritrovi con la mandibola serrata e il dito tremolante su “rispondi”.
Benvenuta nel meraviglioso mondo delle aspettative fuori scala, dove tu vieni vista come una specie di Alexa umana: sempre disponibile, sempre connessa, sempre gentile.
Il problema? Non sei un assistente vocale. Sei una libera professionista. E il tuo tempo, il tuo spazio e la tua sanità mentale vanno protetti. Con i confini, appunto.
Ma quindi, di chi è la colpa?
In breve: un po’ di tutti.
- Dei clienti che non sanno, perché nessuno gliel’ha mai detto.
- Tua, che magari all’inizio hai lasciato correre. “Tanto è una volta sola”, “Non voglio sembrare scortese”, “Magari poi non rinnova”.
E così, da un “figuriamoci se mi disturba” al “scrivimi pure quando vuoi”, il passo è brevissimo. In pratica: abbiamo dato via i confini come se fossero volantini al semaforo.
Confini ≠ freddezza
Fermati un attimo. I confini non sono muri.
Sono ponti. Solo che hanno dei cartelli chiari: orari di apertura, modalità di contatto, tempi di risposta, ciò che è incluso e ciò che non lo è.
Immagina un ristorante. Se chiude alle 22, non è che il cliente può bussare a mezzanotte chiedendo una carbonara.
Eppure a te capita che vogliano consulenze via messaggio vocale, analisi extra senza preavviso, supporto emotivo incluso nel prezzo.
Non sei uno sportello bancomat.
Non sei un centro d’ascolto.
Non sei Wonder Woman.
E, soprattutto, non è tua responsabilità soddisfare ogni richiesta solo per paura di perdere una cliente.
Come si stabiliscono confini che funzionano davvero?
Te lo dico subito: non bastano le condizioni nel contratto se poi nella pratica fai l’opposto.
Serve coerenza. E serve dire le cose chiaramente, fin dall’inizio. Ad esempio:
- “Rispondo ai messaggi dal lunedì al venerdì, entro 24 ore.”
- “Le call durano 60 minuti. Se serve più tempo, possiamo aggiungere un incontro extra.”
- “I materiali consegnati sono quelli indicati. Ulteriori richieste saranno valutate a parte.”
E se ti stai chiedendo: “Ma così non rischio di sembrare rigida?”
Ti rispondo con un’altra domanda: “Preferisci sembrare rigida o ritrovarti a lavorare sabato sera con l’occhio che trema e la cervicale infuocata?”
E se il cliente non capisce?
Succede. Soprattutto se è abituato a un certo tipo di servizio “tutto incluso e mai un no”.
Qui entra in gioco una parola magica: educazione reciproca.
Non devi spiegare tutto come a un bambino, ma puoi (anzi, devi) ricordare, chiarire, ripetere.
E se dopo il terzo promemoria la situazione non cambia, allora il problema non è più comunicativo. È relazionale.
E spoiler n. 2: non sei tenuta a mantenere un rapporto che ti svuota e ti sfianca.
Quando dire no ti salva la pelle (e il business)
Facciamola breve: non puoi costruire una professione sana se passi il tempo a tappare buchi che non sono tuoi. Ogni volta che dici sì per paura, ti allontani da ciò che vuoi costruire davvero. Ogni volta che accetti una richiesta che non rientra nel tuo servizio, insegni al cliente che può ignorare le regole.
E a lungo andare, indovina? Il prezzo lo paghi tu. In ore extra, energia, frustrazione.
Quindi no, non è egoismo.
Le tipologie di clienti (e cosa aspettarti da ognuna)
Ci sono clienti che non hanno bisogno di spiegazioni: rispettano il tuo tempo e ti trattano come una professionista. Poi ci sono le “Gianfranca basiche travestite da unicorni”: sembrano entusiaste, ma ti chiedono cose che non hanno senso, si offendono se stabilisci dei limiti e ti trattano come una loro amica personale.
Infine ci sono quelle nel mezzo: ottime clienti, ma non abituate a lavorare con professioniste. Quelle con cui, con pazienza, puoi costruire una relazione chiara e proficua per entrambe.
Quando i confini sono la tua migliore presa di posizione.
Sai qual è la vera differenza tra chi improvvisa e chi ha un business strutturato? Che i confini non sono solo difesa personale, ma valore percepito. Ti posizionano. Ti distinguono.
Una professionista che ha processi, tempi e condizioni chiari è anche una professionista che trasmette sicurezza.
Vuoi un cliente disposto a pagare il tuo prezzo? Comincia a mostrargli che sei un porto sicuro, non una boa in balìa delle onde.
Il test dei confini: 5 domande per capire se sei ancora in controllo
- Hai paura di aprire i messaggi su WhatsApp?
- Ti capita spesso di rispondere fuori orario “giusto un secondo” e poi restare mezz’ora?
- Ti sei trovata ad accettare richieste che non avevi previsto, per evitare discussioni?
- Pensi che dire no possa farti sembrare poco empatica?
- Hai mai fatto finta di non aver letto un messaggio per prendere tempo?
Se hai risposto “sì” a tre o più, forse è il momento di rivedere le tue regole del gioco. E sì, puoi riscriverle.
Nel mentoring ne parliamo sul serio (con chi lo fa di mestiere)
Non a caso, nel percorso di mentoring ho voluto includere una masterclass della psicoterapeuta Elena Formica proprio su questo tema: la gestione delle aspettative e la definizione di confini sani.
Perché non è solo una questione di “strategie di comunicazione”.
È anche, e soprattutto, una questione emotiva: paura di deludere, ansia da prestazione, sindrome dell’impostora travestita da disponibilità totale.
Elena ci accompagna a vedere cosa succede dentro di noi quando fuori le cose si complicano. E ti assicuro: esci dalla masterclass con più strumenti e meno sensi di colpa.
Se ti suona la campanella, è ora di fare qualcosa
- Non sei sbagliata se ti senti invasa.
- Non sei cattiva se stabilisci dei limiti.
- Non sei meno professionale se non rispondi h24.
Anzi, sei più credibile, più affidabile e… più sana.
Se vuoi approfondire come farlo nel tuo business specifico, trovi nella newsletter tante risorse gratuite, esempi reali e strumenti pratici.
E se vuoi portarti a casa un bel promemoria visivo, salva le immagini qui sotto e appendile in studio (o mettile come sfondo del cellulare):
